Takrif kecekapan mengikut International Law Book Sevices ialah sesuatu tindakan atau perbuatan individu atau kumpulan individu atau organisasi yang dilakukan dengan cepat, tepat dan sempurna.
Manakala, takrif bagi perkataan mutu ialah satu ukuran darjat bagi sesuatu perbuatan, tindakan atau persembahan yang dilihat bukan sahaja daripada perspektif personal awam tetapi penilaian yang dibuat oleh rakyat.
Kecekapan dan mutu ini boleh disimpulkan sebagai satu tahap pencapaian yang tinggi yang perlu diusahakan oleh perkhidmatan awam.
Kecekapan dan mutu perkhidmatan awam boleh dilihat dalam tiga peringkat:
(a) Individu atau kumpulan individu iaitu pegawai awam
Bagi peringkat ini, mutu perkhidmatan boleh dilihat dari segi kebolehan, kemampuan dan kemahuan mereka melaksanakan tanggungjawab mereka.
(b) Organisasi,jabatan, sektor
Bagi peringkat ini, mutu perkhidmatan akan dilihat melalui kemampuan dan kebolehan jabatan tersebut merancang, melaksanakan aktiviti-aktiviti dan program-program, di samping kebolehan menyelaraskan aktiviti di jabatannya dengan jabatan lain.
(c) Kerajaan dan Negara
Bagi peringkat ini, kecekapan dan mutu perkhidmatan dilihat daripada kecekapan kerajaan-kerajaan negeri dan persekutuan dari sudut kebolehan menggubal undang-undang dan dasar-dasar pembangunan negeri dan negara.
